Almere wil een betrouwbare en geloofwaardige gemeente zijn voor burgers, medewerkers, ondernemers, partners en opdrachtgevers. Willen we dit realiseren dan is het essentieel dat er aandacht is en blijft voor fraude en fraudepreventie. Vele definities van fraude zijn bekend, maar in de gemeente Almere gebruiken wij de volgende omschrijving:
‘Fraude is een opzettelijke handeling door één of meer personen uit de kring van de leiding, de organen belast met governance, het personeel, waarbij misleiding wordt gebruikt om een onrechtmatig of onwettig voordeel te behalen’.
Bij fraude bevoordeelt iemand zichzelf of een ander. Dat kan een persoon of organisatie zijn en er wordt bewust misbruik gemaakt van vertrouwen. Het is dus een vorm van bedrog door onrechtmatig handelen, waarbij het voordeel van de één, het nadeel van de ander is. Nu is fraude een verzamelnaam voor meerdere gerelateerde begrippen zoals niet-integer gedrag (integriteit), misbruik- en oneigenlijk gebruik, corruptie en criminaliteit.
De gemeente Almere heeft gedragscodes, integriteitscodes en regelingen ontwikkelt om fraude tegen te gaan en om integer gedrag te stimuleren. Ook kent de gemeente een vertrouwenspersoon integriteit (VPI) en een compliance officer. De vertrouwenspersoon is verantwoordelijk voor het opstellen van het jaarverslag integriteit. Dit verslag wordt ieder jaar aan de raad aangeboden en in de politieke markt openlijk besproken. Het jaarverslag beschrijft het beleid, de activiteiten van dat jaar en benoemt de gesignaleerde integriteitsschendingen (ambtelijk en bestuurlijk).
Andere belangrijke instrumenten die helpen bij het versterken van het integriteitsbewustzijn, zijn e-learnings en leiderschapstrainingen (via de Almere Academy), het introductieprogramma voor nieuwe medewerkers en het afleggen van de ambtseed. Daarnaast bezoekt de VPI regelmatig het management. Dit wordt gedaan om te vertellen over integriteit, maar ook om te horen of zich signalen van fraude of integriteitsschendingen hebben voorgedaan. Ook de campagne ‘het goede doen ook als niemand kijkt’ draagt bij aan een positieve stimulans op integer gedrag. Meldingen van fraude, misbruik- en oneigenlijk gebruik of niet integer handelen kunnen via meerdere kanalen worden gemeld, bijvoorbeeld via de compliance officer of via de concerncontroller.
De beheersing van frauderisico’s en de preventie ervan staan niet op zichzelf, maar is in onze visie een bestandsdeel van integraal risicomanagement. In dat kader is frauderisico verankerd in de kadernota ‘integraal risicomanagement’. Hierdoor is het onderdeel van het reguliere planning en control proces. Naast deze beleidsmatige kant kennen we een frauderisicoanalyse. In deze analyse worden risico’s vanuit de bekende fraudedriehoek uiteengezet. Het gaat daarbij om de perspectieven ‘druk, gelegenheid en rationalisatie’. De frauderisicoanalyse bestaat al meerdere jaren en wordt regelmatig door de risicomanager geactualiseerd. De processen die het meest gevoelig zijn voor frauderisico’s zijn: inkopen, aanbestedingen en processen in het sociaal domein.
Een frauderisico analyse alleen is onvoldoende. Daarom wordt de frauderisicoanalyse actief betrokken (en getoetst) door de verbijzonderde interne controle. Dit doen we voor de materieel financieel kritieke processen. Bij deze toets worden afdelingen en medewerkers bevraagd en worden beheersmaatregelen op robuustheid getoetst. Daarnaast is in beeld gebracht welke afdelingen een relatief hoog frauderisico hebben. Voor die afdelingen worden door de risicomanager sessies georganiseerd, waarbij verdieping wordt gezocht in de frauderisico’s. Daarbij wordt het management nadrukkelijk uitgedaagd om na te denken over potentiële frauderisico’s, maar ook over passende beheersmaatregelen.
De coördinatie van fraude en integriteit (en aanverwante begrippen) is vooral centraal georganiseerd. Dit neemt niet weg dat de verantwoordelijkheid voor het beheersen van frauderisico’s uiteindelijk thuishoort bij de eigenaar van de processen. Dit is vaak het management van een afdeling. Zij worden in die verantwoordelijkheid ondersteund door de staf, zoals door de vertrouwenspersoon, de compliance officer, de verbijzonderde interne controle, de risicomanager en de concerncontroller. Onlangs zijn de eerste contacten gelegd met rijksrecherche. Onderzocht wordt op welke wijze het uitwisselen van informatie kan helpen bij het versterken van preventieve beheersmaatregelen daar waar het om fraude(signalen).
Voor het misbruik- en oneigenlijk gebruik is nog geen centraal vastgesteld beleid. Dit is geen wettelijke verplichting, maar wel een omissie met het oog op de komst van de rechtmatigheidsverantwoording. We willen daarom voor het einde van 2023 het misbruik- en oneigenlijk gebruik vastleggen in overkoepelend beleid dat door het college wordt vastgesteld.
Conclusie
Het samenspel van harde en zachte beheersmaatregelen zorgen ervoor dat de voedingsbodem voor fraude in sterke mate wordt beperkt. Dat neemt niet weg dat wij als gemeente scherp moeten zijn op fraude- of gelijksoortige signalen. Voor het boekjaar 2022 is ons geen fraude bekend. Voor de integriteitsschendingen wordt verwezen naar het jaarverslag integriteit dat op 16 februari 2023 openbaar is gemaakt.