Wij vinden het belangrijk dat onze medewerkers zich blijven ontwikkelen
Wat hebben we gerealiseerd (verantwoording)
In 2022 hebben we volop ingezet op ontwikkeling van onze medewerkers. Zo zijn vier leergangen uitgevoerd, voor leidinggevenden, beleidsstrategen, beleidsadviseurs en uitvoerend medewerkers, waarbij ook ruimte was voor persoonlijk leiderschap. Er zijn meer dan 80 trainingen georganiseerd over gespreksvaardigheden, persoonlijk leiderschap en vitaliteit.
Met een online leerprogramma zijn medewerkers geschoold in digitale vaardigheden en het veilig omgaan met data. Hierbij zijn ook vaardigheden behandeld die in de toekomst belangrijker worden.
Wat hadden we gepland (begroting)
Dit is nodig om de opgaven van deze tijd aan te pakken. We gaan daarom medewerkers helpen bij het versterken van hun persoonlijk leiderschap. Ook gaan we aandacht besteden aan vaardigheden die in de toekomst belangrijker worden. We zorgen er voor dat we de juiste mensen en middelen hebben om hier aandacht aan te kunnen schenken. Met een marktplaats voor talent maken we inzichtelijk om welke competenties het daarbij gaat en gaan we stimuleren dat vraag en aanbod beter op elkaar aansluiten. Daarnaast besteden we aandacht aan de ontwikkeling van teams en afdelingen. Zo werken we aan een organisatie die met gedreven en kundige medewerkers zich voorbereid op de toekomst.
We werken verder aan het vergroten van de flexibele inzetbaarheid van onze medewerkers
Wat hebben we gerealiseerd (verantwoording)
Wij hebben opgavecoaches opgeleid om afdelingoverstijgend werken te bevorderen. Zij worden ingezet om projecten te begeleiden.
De ontwikkeling van een marktplaats voor talent is onderdeel van het nieuwe Concern Opleidingsplan voor 2023 en 2024.
Wat hadden we gepland (begroting)
Dat maakt dat we medewerkers beter, naast hun gewone werk, kunnen inzetten op belangrijke en dringende opgaven als de situatie daarom vraagt. We stellen daarvoor een pool van medewerkers samen. Daarbij zorgen we er voor dat duidelijk is wie deze opgaven aanstuurt en dat deze voldoende aandacht en voorrang krijgen.
We gaan in kaart brengen welke type functies en competenties onze organisatie nodig heeft
Wat hebben we gerealiseerd (verantwoording)
De ambitie van een organisatiebrede personeelsplanning is op basis van gesprekken met leidinggevenden uitgewerkt naar het programma “Wij willen werken voor Almere”. Doel is om te kunnen voorzien in de voor de toekomst verwachte personeelsbehoefte. Het programma bestaat uit maatregelen, gericht op het werven en behouden van medewerkers.
Om de werving van medewerkers aan te jagen zijn banenmarkten gehouden. Voor de afdeling ICTAR heeft dat geresulteerd in een flinke groep van nieuwe medewerkers, die flexibel inzetbaar zijn.
De werving is verder laagdrempelig gemaakt. We kijken minder naar opleidingsniveau of overheidservaring. Het gaat ons vooral om wat een kandidaat in huis heeft en verder kan ontwikkelen.
We zetten erop in dat vacatures in de toekomst vaker worden ingevuld door zelf opgeleide medewerkers. Bij een aantal afdelingen zijn traineeships vormgegeven voor projectmanager. Voor een aantal gespecialiseerde functies is de afdeling Burgerzaken begonnen om zelf medewerkers op te leiden, omdat deze op de arbeidsmarkt schaars zijn.
Wat hadden we gepland (begroting)
Daarvoor maken we een strategische personeelsplanning. Dit doen we voor de hele organisatie. Verder vinden we het belangrijk om aan de werving een stevige impuls te geven. Want we hebben de komende tijd meer mensen nodig die meewerken aan de groei en ontwikkeling van Almere.
We willen ook dat medewerkers vitaal zijn en zich verbonden voelen met hun werk
Wat hebben we gerealiseerd (verantwoording)
Na corona zien wij dat het verzuim helaas toeneemt. Het inzetbaarheidsteam is uitgebreid waardoor wordt ingezet op een effectievere re-integratie en verzuimpreventie. Medewerkers die kampen met een te hoge werkdruk coachen we naar een betere werk- en privébalans. Door individuele werkplekonderzoeken adviseren medewerkers geadviseerd over een goede zithouding en een gezonde werkomgeving.
Op het intranet worden medewerkers op het virtuele Vitaliteitsplein geïnformeerd over gezond en vitaal werken en leven. Het aanbod is geactualiseerd en uitgebreid met informatie over veilig werken, financiële gezondheid en omgaan met agressie.
Wat hadden we gepland (begroting)
We zien dat de verzuimcijfers dalen. Dat is fijn maar het is niet ons enige doel. We gaan daarom meer actie ondernemen om ervoor te zorgen dat medewerkers zich meer energiek, verbonden en bevlogen voelen. We gaan onze medewerkers informeren over wat er beschikbaar is op het gebied van vitaliteit. We gaan dit aanbod ook verder uitbreiden. Ook kijken we hoe het combineren van thuis- en kantoorwerken kan bijdragen aan meer vitaliteit.
We werken aan het versterken van de informele aanpak
Wat hebben we gerealiseerd (verantwoording)
Voor een aantal afdelingen in het sociaal domein is de informele aanpak in 2022 projectmatig ingevoerd. De informele aanpak maakt dat veel bezwaren snel en naar tevredenheid van onze inwoners opgelost kunnen worden. Werken volgens de informele aanpak vereist een leerproces en waar nodig is in 2022 dan ook hier en daar bijgestuurd. Inmiddels stellen we vast dat het project informele aanpak succesvol is afgerond. Het krijgt een vervolg bij het ruimtelijk domein.
Wat hadden we gepland (begroting)
In Almere werken we gedurende de bezwaarprocedures al een aantal jaar met de informele aanpak en sinds enige tijd zijn we bezig deze werkwijze te verbreden naar de hele organisatie. Het afgelopen jaar is daarom een project gestart waarmee we deze werkwijze hebben verbreed naar de vak afdelingen met het meeste klantcontact. Dit heeft er toe geleid dat we op een informele manier contact met onze inwoners hebben. Als er een probleem is sturen we geen brief, maar pakken we de telefoon. We hebben medewerkers getraind en blijven ze hierin coachen en sturen. Op die manier hebben we de nieuwe werkwijze en gedragsverandering ook geborgd voor de toekomst. De gesprekken monitoren en evalueren we.
We kijken of we echt het juiste besluit hebben genomen
Wat hebben we gerealiseerd (verantwoording)
In 2022 is een verbeterslag ingezet met betrekking tot het proces van bezwaarschriften. Er is met de beslissers op bezwaarschriften geëvalueerd welke verbeterpunten er zijn. De uitkomsten van deze evaluaties zijn gedeeld in de werkoverleggen.
In 2022 waren er minder bezwaarschriften. Daar staat tegenover een toename van de complexiteit van bezwaar- en beroepsprocedures en een toename van besluiten waarin het advies van de bezwaarschriftencommissie niet is gevolgd.
Wat hadden we gepland (begroting)
De behandeling of afwijzing van een bezwaar zetten we niet in als middel om ons gelijk te halen. Het gaat ons om het nemen van de juiste besluiten. We toetsen besluiten daarom meerdere malen. De persoon die de beslissing heeft genomen is hierbij in de lead. De jurist kan ondersteunen wanneer dit nodig is. Deze aanpak draagt bij aan een betere en informele afhandeling van bezwaren. Daarnaast leidt dit tot een betere kwaliteit van besluiten.
Wij passen onze infrastructuur, de software en de apparatuur aan op thuiswerken
Wat hebben we gerealiseerd (verantwoording)
- Wet Open Overheid (Woo)
In 2022 is de invoering van de Wet Open Overheid gestart. Zo is er een centraal meldpunt ingericht waar aanvragen direct in behandeling worden genomen en met de indiener worden besproken. Ook werken we aan de verdere toepassing van goed informatiebeheer, procesveranderingen, technische wijzigingen en kennisdeling.
In de Woo staan een aantal wettelijk verplichte categorieën die gepubliceerd moeten worden. Van een aantal van deze verplichte categorieën zijn in 2022 de veranderingen al ingezet. Deze categorieën worden binnen de Woo gestelde termijn openbaar gemaakt.
- Dienstverlening
Dankzij grote inzet van de afdeling ICTAR en betrokken leveranciers, is de dienstverlening aan inwoners en bedrijven in 2022 op orde gehouden. Gemeente-brede incidenten waarbij directe dienstverlening geraakt werd, zijn verder teruggelopen in vergelijking met 2021. Ook zijn de incidenten sneller opgelost dan in 2021. En er zijn maatregelen genomen om nieuwe incidenten zoveel mogelijk te voorkomen.
In 2022 is de digitaliseringsstrategie vastgesteld. Daarbij is dienstverlening duidelijker naar voren gebracht binnen alle projecten, waardoor er meer aandacht is voor het verbeteren van dienstverlening.
Wat hadden we gepland (begroting)
Door corona werken we allemaal meer thuis. Dit is een grote opgave maar ook nodig. De Wet Open Overheid is een nieuwe wet. Het is de vervanger van de WOB. De wet gaat over of en hoe we informatie met inwoners delen. Ook hiervoor zullen we processen, systemen en externe uitingen op gaan aanpassen. Daarnaast werken we voor zorg en welzijn aan de automatisering van systemen. Dit moet helpen onze dienstverlening op orde te houden.
We voeren het vastgestelde plan van aanpak 'verbetering informatiebeheer en archivering' verder uit
Wat hebben we gerealiseerd (verantwoording)
- Informatiebeheer en archivering
In 2022 is het vastgestelde plan van aanpak ‘verbetering informatiebeheer en archivering’ verder uitgevoerd. Hierdoor zijn de problemen rondom (digitale) archivering, informatiebeheer en informatiestromen beter in kaart gebracht.
De organisatie is inmiddels ingericht om het informatiebeheer op orde te krijgen. Zo zijn taken duidelijker uitgezet en zijn afdelingen voorzien van de juiste handvatten en instructies om deze taken uit te voeren.
Gemeente Almere stond op het gebied van informatiebeheer en archivering onder toezicht van provincie Flevoland. Op basis van rapportages en ambtelijk overleg heeft de toezichthouder besloten om het toezicht weer terug te brengen van het niveau ‘Niet Adequaat’ naar ‘Redelijk Adequaat’.
- AVG
In 2022 is een lichte stijging van het aantal inbreuken op persoonsgegevens (Datalekken) geconstateerd, zowel in intern geregistreerde, als in meldingen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit betreft met name incidenten waarbij gegevens van een enkele burger zijn gelekt. Wel herhalen sommige datalekken zich, omdat niet alle preventieve maatregelen worden uitgevoerd. In 2023 komen we met een jaarverslag naar de raad. Hierin worden de datalekken verder gekwantificeerd.
Wat hadden we gepland (begroting)
We weten wat we moeten doen en wat er in het verleden fout is gegaan. We werken hierbij langs drie lijnen: we brengen ons informatiebeheer en archivering op niveau, we willen volledig digitaal archiveren en professionaliseren de organisatie verder in de omgang met informatie.
We bezitten veel gegevens over de inwoners van Almere. Daarom hebben we als gemeentelijke overheid een grote verantwoordelijkheid op het gebied van informatieveiligheid en privacy. De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) geeft aan hoe we om moeten gaan met persoonsgegevens zowel intern als extern. Het vraagt van ons voortdurende inspanning om aan de gestelde eisen te blijven voldoen. Zo hebben we bewustwordingscampagnes gehouden onder de medewerkers. Met als doel dat iedere medewerker zich bewust is van het feit hoe om te gaan met informatie.